Être productif sur un ordinateur est un avantage non négligeable, alors comment peut-on être rapide et efficace sur son ordinateur ?
Nous sommes beaucoup à travailler avec l’aide d’un ordinateur. Cependant, vous êtes-vous déjà posé la question suivante : est-ce que je travaille d’une façon optimale avec mon ordinateur ? En effet, c’est un outil formidable pour nous, ce qui n’enlève pas que nous sommes sujets aux notifications ou encore à la fatigue visuelle.. Toujours en quête d’une meilleure productivité, je vous propose 8 astuces afin de travailler plus efficacement avec PC, mais pas que…
Organiser son temps de travail
La toute première étape pour gagner en productivité est de s’organiser. En effet, prévoir permet de visualiser ce que vous avez à accomplir. Cela va vous permettre de hiérarchiser les tâches à faire. Pour ce faire, priorisez vos tâches à accomplir à moyen-terme puis faites un rétro-planning en partant de ces dernières. C’est une chose à faire également au jour le jour. Faites donc une liste des tâches à accomplir aujourd’hui afin de ne pas étaler ce travail pour plus tard en se disant que “de toute façon, j’ai le temps”.
Mon conseil :
– Utilisez un outil de gestion comme Trello, que j’avais déjà évoqué dans l’article Mes 12 astuces pour gérer ses réseaux sociaux, qui permet d’organiser les différentes tâches que vous avez à faire, avec des rappels.
– Vous pouvez également utiliser Mindmeister, qui permet de créer des cartes mentales. Il est très utile pour mettre sur “papier” les étapes permettant de finir vos projets.
Aménager son espace de travail
Avoir un espace de travail bien aménagé vous permettra d’être bien plus efficace dans ce que vous faites. Un environnement de travail doit être sain afin d’être bénéfique pour vous. Pour cela, vous devez être confortablement assis, permettant une posture correcte qui ne fatigue pas. Vous devez aussi avoir une bonne luminosité afin de reposer les yeux au maximum. Enfin, votre bureau doit être rangé et ordonné afin de ne pas perdre de temps à rechercher des dossiers qui vous sont nécessaires.
Mon conseil :
Cela vaut aussi pour votre ordinateur qui est également un espace de travail. Son bureau doit être rangé, vos dossiers et fichiers doivent être organisés : finis les minutes voire heures de recherche pour retrouver un dossier ou un fichier égaré !
Améliorer sa capacité à taper rapidement au clavier
Cela vous paraît peut-être impossible, et pourtant, on peut tous améliorer notre vitesse à taper sur un clavier. Il faut, notamment, apprendre à devenir à l’aise sur son clavier jusqu’à ne plus avoir à le regarder : cela s’appelle le touch typing. Pour cela, vous allez devoir vous exercer afin d’avoir une sorte de représentation mentale de votre clavier, créant un réflexe lorsque vous tapez. Vous pouvez aussi utiliser le plus de doigts possibles et donc améliorer votre dextérité.
Mon conseil :
Vous pouvez tester votre capacité à taper au clavier sur dactylocours pour savoir où vous en êtes dans votre capacité à taper vite ! Cela sera votre base pour vous améliorer par la suite.
Utiliser les raccourcis clavier
Dans la lignée de l’astuce précédente, apprenez les raccourcis clavier vous fera gagner en efficacité. Ces derniers sont d’une grande aide pour améliorer votre productivité sur ordinateur. En effet, cela évite la manipulation régulière de votre souris, car tout se fait au clavier. Vous n’aurez pas non plus à aller constamment dans les menus, ce qui vous fera gagner du temps.
Mon conseil :
Je vous conseille vivement de parcourir mon article Les raccourcis clavier pour optimiser votre productivité qui énumère tous les raccourcis utiles. Ils sont catégorisés afin de vous donner une priorité dans leur apprentissage. Tout y est expliqué alors n’hésitez pas !
Travailler sur 2 écrans
Si vous avez le matériel nécessaire, je vous conseille de travailler sur 2 écrans en simultané. Cela vous permettra d’augmenter votre confort visuel, car vous pourrez avoir accès à plus d’informations en même temps. Cela réduira les incessants va-et-vient entre vos dossiers, fenêtres et programmes qui font perdre un temps précieux.
Mon conseil :
Vous pouvez brancher les 2 écrans au même ordinateur, permettant un élargissement du bureau et l’utilisation d’une seule souris. Il faut pour cela que votre carte graphique comporte 2 sorties, ce qui est généralement le cas sur les ordinateurs récents. Vous aurez ensuite juste à brancher un écran à chaque sortie, et hop le tour est joué !
Bloquer les sites qui perturbent l’attention
Vous le savez sûrement, les éléments les plus néfastes à notre productivité sont très certainement toutes les distractions possibles. Malheureusement, il en existe beaucoup de nos jours, dans une époque où nous sommes presque tous constamment connectés. Et le fait de travailler sur un ordinateur n’aide pas à cela. C’est pour ça qu’il faut se couper des réseaux sociaux, des forums ou encore des jeux pendant la période allouée au travail. Je sais que ça peut parfois être plus fort que vous, mais ne vous inquiétez pas, il existe des outils pour cela.
Mon conseil :
– Si la tentation est trop grande, utilisez les extensions BlockSite ou StayFocus qui permettront de bloquer les sites qui peuvent vous distraire.
– Vous pouvez aussi utiliser Pocket, qui permet de mettre de côté des articles qui vous intéressent pour les lire plus tard, si vraiment il est impossible pour vous de vous déconnecter.
Ce qu’il ne faut pas faire :
– Désactiver les extensions “juste pour cette fois-ci”. Je vous vois déjà venir, il faut rester impassible et ne jamais les désactiver lorsque vous travaillez, jamais !
– Utiliser le téléphone à la place. Vous devez fonctionner pareil avec votre mobile : mode avion activé ou désactivation des notifications, à vous de voir.
Utiliser la technique Pomodoro
Pour les procrastinateurs extrêmes, cette méthode de travail est faite pour vous ! L’objectif de la technique Pomodoro est de favoriser l’agilité intellectuelle grâce à des pauses régulières. Elle consiste à utiliser un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes de travail avec une pause de 5 minutes à chaque fois. Toutes les 4 séquences de 25 minutes de travail, il faut effectuer une large pause de 15-20 minutes.
Mon conseil :
Il existe une application sur mobile pour suivre cette méthode : Focus To-Do, qui combine à la fois le minuteur Pomodoro et un gestionnaire de tâches. Cela vous permet de faire du deux en un !
Prendre des courtes pauses pour respirer
Si vous souhaitez trouver votre propre rythme de travail et donc ne pas suivre la technique Pomodoro, pensez tout de même à respirer. Prenez régulièrement des pauses entre 5 et 15 minutes, et sortez vos yeux des écrans pendant ces pauses. Prenez des pauses quand vous ressentez le besoin, pour cela, il faut étudier et comprendre lorsque votre concentration et votre attention déclinent. Comprendre cela vous permettra même de savoir quelle tâche faire à tel moment de la journée en fonction de votre capacité à être efficace.
Ce qu’il ne faut pas faire :
Prendre trop de pauses. Il ne faut pas que ça soit une sorte d’excuse pour moins travailler, car l’objectif, je le rappelle, est d’accroître votre productivité.
En bref...
Vous l’auriez peut-être remarqué, mais une bonne productivité demande beaucoup de concentration et d’optimisation. L’un est en lien avec vous-même et l’autre directement avec le travail. C’est pour cela qu’on retrouve un mélange d’astuces pour vous sentir mieux et pour améliorer votre manière de travailler. Ces 2 composantes sont liées et un bon équilibre des deux permet d’atteindre une productivité optimale.
Ping : Mes 6 astuces pour limiter votre empreinte écologique numérique - Webdesign